Persiapan Syuting Video: Klien Wajib Tahu

Bulan lalu, kami mendapat pertanyaan dari calon klien: "Apa saja yang perlu saya siapkan sebelum tim Labstory datang untuk syuting video company profile?" Pertanyaan ini bagus, karena seringkali klien mengira tugas mereka selesai setelah deal kontrak. Padahal, persiapan dari pihak kamu sebagai klien sangat menentukan kelancaran dan kualitas hasil akhir video.

Kami percaya, kolaborasi yang baik dimulai dari pemahaman yang sama. Oleh karena itu, kami akan jelaskan langkah-langkah persiapan yang perlu kamu lakukan sebelum hari-H syuting. Ini bukan untuk mempersulit, tapi agar prosesnya efisien dan hasilnya maksimal.

1. Konfirmasi dan Jadwalkan Narasumber Kunci

Narasumber adalah 'wajah' dari video kamu, entah itu pimpinan perusahaan, karyawan ahli, atau bahkan klien lain yang testimoninya kamu tampilkan. Pastikan mereka tahu kapan jadwal syutingnya dan apa yang akan dibicarakan.

• Siapa yang akan diwawancara? Tentukan siapa saja yang akan menjadi narasumber. Libatkan mereka sejak awal agar mereka merasa dilibatkan.
• Jadwalkan waktu yang tepat. Sampaikan jadwal syuting kepada narasumber jauh-jauh hari. Pastikan mereka punya cukup waktu dan tidak terburu-buru saat sesi wawancara. Ketergesaan bisa membuat jawaban jadi kurang optimal.
• Berikan gambaran poin pembicaraan. Kamu tidak perlu memberikan skrip lengkap, tapi berikan gambaran umum tentang topik yang akan dibahas. Ini membantu narasumber mempersiapkan diri dan merasa lebih percaya diri.

Bulan lalu, saat kami syuting di sebuah startup F&B di daerah Tembalang, narasumber utamanya kebetulan seorang founder yang jadwalnya padat. Kami berikan poin-poin pembicaraan H-3, dan saat syuting, beliau bisa menjawab dengan sangat terstruktur. Ini menghemat waktu kami sekitar 1 jam karena tidak perlu banyak take ulang.

2. Rapikan dan Siapkan Lokasi Syuting

Lokasi syuting bisa jadi aset visual yang kuat, tapi bisa juga jadi distraksi jika tidak ditata dengan baik. Perhatikan detail-detail kecil yang sering terlewat.

• Bersihkan area yang akan jadi fokus kamera. Singkirkan barang-barang yang tidak relevan, kabel yang berserakan, atau tumpukan berkas yang tidak estetis. Ruang kerja yang rapi mencerminkan profesionalisme perusahaan.
• Pastikan pencahayaan memadai. Jika syuting di kantor, pastikan lampu ruangan berfungsi baik. Jika ada area spesifik yang ingin ditonjolkan, diskusikan dengan tim kami. Kadang, kita perlu menambahkan lampu tambahan seperti Aputure Amaran 200x untuk menyorot detail produk atau area penting.
• Perhatikan latar belakang (background). Apa yang terlihat di belakang narasumber? Pastikan latar belakang mendukung pesan yang ingin disampaikan. Hindari poster promosi yang sudah usang atau coretan di dinding yang tidak disengaja.

Saat kami syuting di salah satu kafe di Kota Lama, kami minta pemilik untuk merapikan pajangan di dinding belakang bar. Hasilnya, visual kafe jadi lebih clean dan fokus pada suasana yang ingin kami tangkap.

3. Urus Izin Lokasi (Jika Diperlukan)

Beberapa lokasi membutuhkan izin khusus untuk melakukan pengambilan gambar, terutama jika lokasinya bersifat publik atau memiliki regulasi tertentu.

• Cek regulasi pengambilan gambar. Apakah lokasi yang kamu pilih (misalnya, di area publik seperti Taman Tirto, atau gedung bersejarah) memerlukan izin dari pengelola atau pemerintah daerah?
• Ajukan izin jauh-jauh hari. Proses perizinan bisa memakan waktu. Pastikan kamu sudah mengurusnya sebelum jadwal syuting tiba untuk menghindari penundaan.
• Komunikasikan dengan tim kami. Beri tahu kami jika ada persyaratan khusus terkait izin lokasi, seperti jam operasional tertentu atau batasan area pengambilan gambar.

Kami pernah diminta syuting di area pelabuhan dekat Pelabuhan Tanjung Emas. Ternyata, kami butuh izin khusus dari otoritas pelabuhan. Untungnya, klien sudah mengurusnya, jadi proses syuting bisa berjalan lancar tanpa hambatan birokrasi di hari-H.

4. Siapkan Wardrobe atau Seragam

Penampilan narasumber dan karyawan yang terlihat di kamera penting untuk membangun citra profesional.

• Gunakan seragam perusahaan. Jika perusahaanmu memiliki seragam, pastikan semua yang tampil di depan kamera mengenakannya dengan rapi.
• Pilih pakaian yang nyaman namun formal. Jika tidak ada seragam, pilih pakaian yang sopan, tidak terlalu ramai motifnya, dan nyaman dipakai untuk duduk atau berbicara di depan kamera. Hindari warna yang terlalu mencolok atau motif yang bisa mengganggu pandangan.
• Pastikan pakaian bersih dan disetrika. Detail kecil seperti kerutan atau noda bisa terlihat jelas di layar.

Kami pernah melakukan syuting di sebuah perusahaan manufaktur di Kawasan Industri Candi. Semua karyawan yang terlibat sudah disiapkan seragam baru yang rapi. Ini memberikan kesan yang sangat positif dan terorganisir.

5. Siapkan Materi Pendukung Visual

Video yang baik seringkali diperkaya dengan materi visual tambahan untuk memperjelas narasi atau menunjukkan bukti.

• Logo perusahaan. Siapkan file logo perusahaan dalam format vektor (AI, EPS) atau PNG resolusi tinggi. Ini penting jika kita perlu menampilkannya di layar atau sebagai watermark.
• Produk atau sampel. Jika video berkaitan dengan produk, siapkan produk yang akan ditampilkan. Pastikan produk dalam kondisi bersih dan menarik.
• Dokumen penting. Jika ada dokumen, sertifikat, atau data yang perlu diperlihatkan, siapkan versi yang jelas dan mudah dibaca.
• Brosur atau materi pemasaran lain. Ini bisa menjadi elemen visual tambahan yang memperkaya narasi.

Saat kami membuat video company profile untuk firma hukum, klien menyiapkan beberapa sertifikat penghargaan dan buku-buku legal yang tertata rapi di meja. Ini memperkuat kredibilitas mereka.

6. Tunjuk Satu Penanggung Jawab (PIC) di Lokasi

Di hari syuting, akan ada banyak hal yang perlu dikoordinasikan. Menunjuk satu orang sebagai PIC akan sangat membantu kelancaran komunikasi.

• PIC sebagai jembatan komunikasi. PIC bertugas menjadi kontak utama tim kami di lokasi. Dia yang mengerti alur kerja internal dan bisa membantu mengarahkan kami ke orang atau area yang tepat.
• Berikan wewenang kepada PIC. Pastikan PIC memiliki wewenang untuk membuat keputusan cepat terkait hal-hal operasional di lokasi, agar tidak perlu menunggu persetujuan dari manajemen yang mungkin sedang sibuk.
• PIC memahami tujuan video. Idealnya, PIC juga paham apa yang ingin dicapai dari video ini, sehingga bisa memberikan masukan yang relevan.

Di project klien kami di sektor konstruksi di Banyumanik, PIC-nya adalah seorang manajer operasional. Beliau sangat sigap membantu kami berkoordinasi dengan tim lapangan dan memastikan semua izin akses terpenuhi.

7. Kosongkan Jadwal Area yang Digunakan

Syuting video membutuhkan ruang gerak. Area yang akan digunakan untuk syuting sebaiknya dikosongkan dari aktivitas yang tidak perlu.

• Minimalkan gangguan. Jika syuting di kantor, usahakan area yang dipakai tidak terlalu ramai oleh karyawan lain yang sedang bekerja agar tidak mengganggu konsentrasi narasumber dan tim produksi.
• Sediakan area istirahat. Jika memungkinkan, sediakan tempat bagi tim produksi dan narasumber untuk beristirahat sejenak antar sesi.
• Koordinasi dengan departemen terkait. Jika syuting di area produksi atau gudang, pastikan departemen terkait sudah diinformasikan dan aktivitas mereka bisa disesuaikan.

Kami pernah syuting di ruang rapat sebuah perusahaan agrikultur. Kami minta agar ruang rapat tersebut dikosongkan selama 2 jam. Ini memungkinkan tim kami memasang lighting (seperti Aputure Amaran 150 RGB) dan kamera tanpa terganggu lalu lalang orang.

8. Perhatikan Sumber Kebisingan

Suara latar yang tidak diinginkan bisa merusak kualitas audio rekaman. Identifikasi dan minimalkan sumber kebisingan di lokasi syuting.

• Matikan sementara AC atau kipas angin. Suara dengungan AC atau kipas angin bisa sangat mengganggu, terutama saat narasumber berbicara. Kami punya mikrofon Sennheiser MKE600 yang cukup baik dalam menangkap suara dialog, tapi kebisingan latar yang berlebihan tetap harus diminimalisir.
• Jauhi area produksi yang bising. Jika syuting di pabrik atau area dengan mesin yang beroperasi, pilih lokasi yang paling jauh dari sumber kebisingan atau lakukan syuting pada saat mesin tidak beroperasi.
• Informasikan karyawan lain. Minta karyawan lain untuk sementara tidak menggunakan telepon atau berbicara keras di dekat area syuting.

Saat kami membuat video testimoni di sebuah klinik gigi di Semarang Tengah, kami minta staf klinik untuk mematikan sementara suara musik yang diputar di area tunggu agar tidak masuk ke rekaman wawancara.

Hari Syuting: Beberapa Hal Terakhir

Setelah semua persiapan di atas dilakukan, ada beberapa hal lagi yang perlu diperhatikan di hari syuting itu sendiri:

• Datang Tepat Waktu. Tim produksi kami akan berusaha datang lebih awal dari jadwal yang ditentukan untuk persiapan setup alat. Kami harap kamu dan narasumber juga bisa hadir tepat waktu.
• Narasumber Mempelajari Poin Bicara. Meskipun sudah disiapkan gambaran, ada baiknya narasumber membaca kembali poin-poin tersebut sebelum sesi wawancara dimulai. Ini membantu mereka merasa lebih siap dan percaya diri.
• Fleksibilitas. Terkadang, ada hal tak terduga yang terjadi di lapangan. Tetaplah fleksibel dan terbuka untuk sedikit penyesuaian jika diperlukan. Komunikasi yang baik antara tim kami dan PIC di lokasi yang membuat semuanya berjalan.

Tim produksi yang baik bisa menyelamatkan banyak hal di lokasi, tapi tidak bisa merapikan latar yang berantakan, menghadirkan narasumber yang lupa dijadwalkan, atau meredam dengung AC yang sejak awal tidak diantisipasi. Bagian itu ada di sisi kamu — dan justru bagian itulah yang paling sering menentukan satu hari syuting berjalan mulus atau molor. Satu sore menyiapkan delapan hal di atas biasanya menghemat berjam-jam di hari-H.

Butuh tim produksi visual untuk project di Semarang? Labstory adalah production house berbasis Semarang. Lihat portofolio Labstory untuk contoh hasil kerja, atau kenali tim dan pendekatan kami.